Esistono principalmente tre tipologie di rimborsi spese:

rimborso spese forfettario;

rimborso spese a piè di lista o analitico;

sistema misto

Rimborso spese forfettario
L’azienda ha facoltà di decidere quale rimborso spese adottare. Se opta per il rimborso spese forfettario, deve far riferimento al comma 5 dell’articolo 51 del TUIR. Questa norma stabilisce che il rimborso spese non concorre alla formazione del reddito del lavoratore dipendente fino all’importo di:

46,48 euro al giorno per le trasferte fuori dal territorio comunale effettuate in Italia;
77,46 euro al giorno per le trasferte all’estero.
Si tratta di importi giornalieri e non conta la durata dei giorni in trasferta, che può essere anche inferiore alle 24 ore. Il dipendente non è tenuto a presentare alcun documento giustificativo di spesa, poiché il rimborso viene erogato su base forfettaria.

L’unica documentazione da presentare e conservare è quella relativa alle spese di viaggio e di trasporto.

Rimborso spese a piè di lista o analitico
L’azienda può optare per il rimborso analitico delle spese al lavoratore dipendente, detto a piè di lista, anch’esso regolamentato dal comma 5 dell’articolo 51 del TUIR.

Le spese per trasferte fuori dal territorio comunale non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente in questi casi:

i rimborsi di spese di trasferta documentate e relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto;
i rimborsi di altre spese, anche non documentate, sostenute dal dipendente fino ad un importo giornaliero di 15,49 euro per le trasferte in Italia e di 25,82 euro per le trasferte all’estero.
Le aziende possono così gestire in modo analitico le spese dei dipendenti per quanto riguarda il vitto, l’alloggio, il viaggio e il trasporto.

Il dipendente per poter ottenere il rimborso deve presentare una nota spese, comprensiva di tutti i dati della trasferta e della documentazione che attesta le spese sostenute per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, oltre ad eventuali spese aggiuntive.

Le spese di vitto e alloggio possono essere documentate tramite:

fattura elettronica, che può essere intestata al lavoratore o all’azienda. Nel secondo caso caso l’azienda può detrarsi l’IVA;
scontrino o ricevuta fiscale.
Le spese di viaggio e di trasporto, per le quali non sono previste limitazioni, possono essere documentabili con i titoli di viaggio, i biglietti nominativi o le ricevute lasciate dal vettore.

Sistema misto
Infine c’è il sistema misto che, come suggerisce il nome, mixa le due modalità di rimborso appena analizzate. Al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio viene aggiunta anche un’indennità di trasferta.

Questo sistema di rimborso prevede che:

il datore di lavoro, in caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, può riconoscere anche un’indennità di trasferta forfettaria esentasse nei limiti di 30,99 euro al giorno per le trasferte in Italia e 51,65 euro per le trasferte all’estero. Si tratta in quest’ultimo caso di un’indennità forfettaria pari a 2/3 di quella già prevista dal metodo di rimborso forfettario;
il datore di lavoro, in caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, può riconoscere anche un’indennità di trasferta forfettaria esentasse nei limiti di 15,49 euro al giorno per le trasferte in Italia e di 25,82 euro per le trasferte all’estero. Si tratta in quest’ultimo caso di un’indennità forfettaria pari a 1/3 di quella già prevista dal metodo di rimborso forfettario.
La normativa specifica inoltre che il datore di lavoro, in aggiunta a questi rimborsi, può anche riconoscere le spese di viaggio e di trasporto senza concorrere alla determinazione del reddito del lavoro dipendente se queste spese venissero documentate analiticamente.

Rimborso spese dipendenti in busta paga: come funziona il calcolo del rimborso chilometrico
Infine le imprese, per rimborsare i loro dipendenti in trasferta, possono avvalersi anche del rimborso chilometrico.

Il dipendente può scegliere di utilizzare il proprio mezzo anziché quello messo a disposizione dell’azienda.

In tal caso può chiedere un rimborso all’azienda per le spese sostenute durante il viaggio.

L’azienda, per garantire il corretto rimborso chilometrico, deve valutare l’impatto di natura fiscale che hanno questi rimborsi e nello specifico:

la tassazione dei rimborsi in capo al lavoratore dipendente;
la deduzione dei rimborsi in capo all’azienda.